Politique de confidentialité.

Comment nous traitons les données personnelles que vous nous confiez via le site, par téléphone, WhatsApp ou e-mail, et au cours d’une mission.

Dernière mise à jour le 15 septembre 2026.

1. Qui est responsable de vos données

KV SMART SOLUTIONS BV, dont le siège social est situé Turnhoutsebaan 96 bus 1, 2390 Malle, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1038.437.062, est le responsable du traitement de toutes les données personnelles collectées via le site kvss-logistics.be et dans le cadre des services de KVSS Logistics. KVSS Logistics est une dénomination commerciale de KV SMART SOLUTIONS BV et non une personne morale distincte.

Vos questions sur vos données peuvent être envoyées à info@kvss-logistics.be ou par courrier à l’adresse du siège, à l’attention de « Privacy ».

2. Les données que nous traitons

Via le formulaire de contact et de devis : nom, nom de société, adresse e-mail, numéro de téléphone, le service choisi, les détails de la demande et le contenu de votre message.

Par téléphone, WhatsApp et e-mail : votre nom, numéro de téléphone ou adresse e-mail, et le contenu de la conversation ou du message, y compris les documents que vous nous transmettez, comme une liste de colisage.

Lors de l’exécution d’une mission : les coordonnées de vos personnes de contact, chauffeurs et destinataires nécessaires pour exécuter et facturer la mission (nom, fonction, numéro de téléphone, adresse e-mail, plaque d’immatriculation, signature sur les documents de transport).

Automatiquement via le site : le serveur de notre hébergeur enregistre l’adresse IP, l’heure et la page demandée dans des fichiers journaux techniques, uniquement pour maintenir le site sûr et disponible. Nous n’utilisons pas de cookies analytiques ou marketing. Voir notre politique en matière de cookies.

3. Dans quel but et sur quelle base

Finalité	Base juridique (RGPD)
Répondre à votre demande et établir un devis	Art. 6.1.b : mesures précontractuelles prises à votre demande
Exécuter la mission : planifier, rouler, stocker, charger, suivre	Art. 6.1.b : exécution du contrat
Facturer, tenir la comptabilité, conserver les documents de transport (CMR)	Art. 6.1.c : obligation légale (législation TVA, comptable et transport)
Sécuriser le site et le maintenir disponible	Art. 6.1.f : intérêt légitime
Informer les clients existants de nos services	Art. 6.1.f : intérêt légitime, avec droit d’opposition dans chaque message
Traiter les litiges et défendre nos droits	Art. 6.1.f : intérêt légitime

Nous n’utilisons jamais vos données pour une prise de décision automatisée ou un profilage, et ne les vendons jamais à des tiers.

4. Combien de temps nous conservons vos données

Demandes qui ne débouchent pas sur une mission : au maximum 12 mois après notre dernier contact.
Données clients et dossiers de mission : pendant la durée de la relation client et ensuite tant que courent les délais légaux de prescription.
Factures, pièces comptables et documents de transport : le délai légal de conservation de 10 ans après la clôture de l’exercice.
Fichiers journaux techniques du site : au maximum 12 mois.

5. Avec qui nous partageons des données

Uniquement lorsque c’est nécessaire pour exécuter la mission ou pour satisfaire à une obligation légale :

Opérateurs de terminaux, compagnies maritimes, transitaires et services douaniers du port d’Anvers, pour la réservation de créneaux et la libération ou le retour de conteneurs.
Sous-traitants de transport, lorsque nous sous-traitons un trajet. Ils sont contractuellement tenus à la même confidentialité.
Notre comptable, notre banque, notre assureur et nos conseillers juridiques.
Nos prestataires informatiques : hébergement du site et de l’e-mail. Ils agissent comme sous-traitants et ne traitent vos données que sur nos instructions.
Les autorités, lorsque la loi nous y oblige.

Nous conservons de préférence vos données dans l’Espace économique européen. Si un prestataire utilise des serveurs en dehors de celui-ci, cela se fait uniquement sous les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou une décision d’adéquation.

6. Comment nous protégeons vos données

Le site n’est accessible que via une connexion chiffrée (HTTPS). L’accès aux données clients est limité aux collaborateurs qui en ont besoin, avec des mots de passe individuels et une vérification en deux étapes lorsque c’est possible. Les documents de transport papier sont conservés sous clé.

7. Vos droits

Vous avez le droit de consulter vos données, de les faire corriger ou effacer, de faire limiter le traitement, de vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et de recevoir vos données dans un format courant. Envoyez votre demande à info@kvss-logistics.be. Pour éviter les abus, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be, contact@apd-gba.be.

8. Modifications

Nous adaptons cette déclaration lorsque nos services ou la législation changent. La date en haut indique la dernière version. En cas de modification importante, nous prévenons nos clients par e-mail. En cas de divergence, la version néerlandaise de cette politique fait foi.