KVSS Logistics is een commerciële merknaam van KV SMART SOLUTIONS BV.
JURIDISCH
Privacy policy.
Hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die u ons via de website, per telefoon, WhatsApp of e-mail en tijdens een opdracht toevertrouwt.
Laatst bijgewerkt op 15 september 2026.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
KV SMART SOLUTIONS BV, met maatschappelijke zetel te Turnhoutsebaan 96 bus 1, 2390 Malle, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1038.437.062, is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die via de website kvss-logistics.be en in het kader van de diensten van KVSS Logistics worden verzameld. KVSS Logistics is een commerciële merknaam van KV SMART SOLUTIONS BV en geen afzonderlijke rechtspersoon.
Vragen over uw gegevens stuurt u naar info@kvss-logistics.be of per post naar het adres van de zetel, ter attentie van "Privacy".
2. Welke gegevens wij verwerken
Via het contact- en offerteformulier: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, de gekozen dienst, het opgegeven volume en de gewenste periode, en de inhoud van uw bericht.
Via telefoon, WhatsApp en e-mail: uw naam, telefoonnummer of e-mailadres, en de inhoud van het gesprek of bericht, waaronder documenten die u ons bezorgt zoals een packing list.
Bij het uitvoeren van een opdracht: de gegevens van uw contactpersonen, chauffeurs en ontvangers die nodig zijn om de opdracht uit te voeren en te factureren (naam, functie, telefoonnummer, e-mailadres, nummerplaat, handtekening op vrachtdocumenten).
Automatisch via de website: de server van onze hostingpartij registreert het IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina in technische logbestanden, uitsluitend om de website veilig en beschikbaar te houden. Wij gebruiken geen analytische of marketingcookies. Zie onze cookie policy.
3. Waarvoor en op welke grond
| Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Antwoorden op uw aanvraag en een offerte opmaken | Art. 6.1.b: stappen vóór het sluiten van een overeenkomst, op uw verzoek |
| De opdracht uitvoeren: plannen, rijden, opslaan, laden, opvolgen | Art. 6.1.b: uitvoering van de overeenkomst |
| Factureren, boekhouden, vrachtdocumenten (CMR) bewaren | Art. 6.1.c: wettelijke verplichting (btw-, boekhoud- en vervoerswetgeving) |
| De website beveiligen en beschikbaar houden | Art. 6.1.f: gerechtvaardigd belang |
| Bestaande klanten informeren over onze diensten | Art. 6.1.f: gerechtvaardigd belang, met recht op bezwaar bij elk bericht |
| Geschillen behandelen en onze rechten verdedigen | Art. 6.1.f: gerechtvaardigd belang |
Wij gebruiken uw gegevens nooit voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en verkopen ze nooit aan derden.
4. Hoelang wij uw gegevens bewaren
- Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na ons laatste contact.
- Klantgegevens en opdrachtdossiers: zolang de klantrelatie duurt en daarna zolang wettelijke verjaringstermijnen lopen.
- Facturen, boekhoudkundige stukken en vrachtdocumenten: de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na het afsluiten van het boekjaar.
- Technische logbestanden van de website: maximaal 12 maanden.
5. Met wie wij gegevens delen
Uitsluitend wanneer dat nodig is om de opdracht uit te voeren of om aan een wettelijke verplichting te voldoen:
- Terminaloperatoren, rederijen, expediteurs en douanediensten in de haven van Antwerpen, voor het boeken van tijdsloten en het vrijgeven of retourneren van containers.
- Onderaannemers voor vervoer, wanneer wij een rit uitbesteden. Zij zijn contractueel gebonden aan dezelfde vertrouwelijkheid.
- Onze boekhouder, bank, verzekeraar en juridische adviseurs.
- Onze IT-dienstverleners: hosting van de website en e-mail. Zij treden op als verwerker en verwerken uw gegevens alleen in onze opdracht.
- Overheden, wanneer de wet ons daartoe verplicht.
Wij bewaren uw gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Gebruikt een dienstverlener servers daarbuiten, dan gebeurt dat enkel onder de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit.
6. Hoe wij uw gegevens beveiligen
De website is enkel via een versleutelde verbinding (HTTPS) bereikbaar. Toegang tot klantgegevens is beperkt tot de medewerkers die ze nodig hebben, met individuele wachtwoorden en tweestapsverificatie waar mogelijk. Papieren vrachtdocumenten worden afgesloten bewaard.
7. Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Stuur uw verzoek naar info@kvss-logistics.be. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij antwoorden binnen één maand.
Bent u niet tevreden met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, contact@apd-gba.be.
8. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze diensten of de wetgeving veranderen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij een ingrijpende wijziging verwittigen wij onze klanten per e-mail.